Բովանդակություն
Excel փաստաթղթի վրա աշխատելու գործընթացում հաճախ անհրաժեշտություն է առաջանում, որ մի քանի հոգի միանգամից միանան դրան։ Եվ շատ հաճախ դրանց թիվը կարելի է հաշվարկել մի քանի տասնյակով։ Հետևաբար, համագործակցության խնդիրը չի սահմանափակվում միայն մարդկանց միացնելով, քանի որ նրանք հաճախ կարող են հակասական փոփոխություններ կատարել, որոնք պետք է սովորեն, թե ինչպես արագ և արդյունավետ խմբագրել:
Ո՞վ կարող է դա անել: Վարպետ օգտագործողի կարգավիճակ ունեցող անձ: Մի խոսքով, ի՞նչ է պետք անել փաստաթղթի հետ համատեղ աշխատանքը ոչ միայն հնարավոր, այլեւ արդյունավետ դարձնելու համար։
Excel-ում համօգտագործվող ֆայլի հետ աշխատելն ունի իր առանձնահատկությունները: Այսպիսով, որոշ գործողություններ հասանելի չեն օգտատերերին.
- Աղյուսակների ստեղծում.
- Սցենարների կառավարում, ներառյալ դրանք դիտելը:
- Թերթերի հեռացում.
- Օգտատերերը հնարավորություն չունեն միավորելու մի քանի բջիջ կամ, ընդհակառակը, բաժանել նախկինում միաձուլվածները:
- Ցանկացած գործողություններ XML տվյալների հետ:
Ինչպե՞ս կարելի է շրջանցել այս սահմանափակումները։ Պարզապես պետք է հեռացնել ընդհանուր մուտքը, այնուհետև վերադարձնել այն, երբ անհրաժեշտություն առաջանա:
Ահա ևս մեկ աղյուսակ՝ որոշ առաջադրանքներով, որոնք կարող են հնարավոր լինել կամ չլինել, եթե դուք աշխատում եք մի քանի մարդկանց հետ նույն աղյուսակում:
Նախ պետք է հասկանալ, թե որ ֆայլը պետք է հասանելի դառնա միանգամից մի քանի հոգու խմբագրման համար: Այն կարող է լինել կամ նոր ֆայլ կամ գոյություն ունեցող:
Կարգավորումներ
Այն ամենը, ինչ դուք պետք է անեք Excel-ում ֆայլը համօգտագործելու համար, գտնվում է Գրքի փոխանակման բաժնում, որը կարող եք գտնել՝ անցնելով Review ներդիր:
Կբացվի պատուհան երկու ներդիրով: Մեզ հետաքրքրում է առաջինը, որն ինքնաբերաբար բացվում է։ Մենք պետք է նշենք սքրինշոթում կարմիր ուղղանկյունով նշված կետի կողքին գտնվող վանդակը: Դրա միջոցով մենք մի քանի օգտատերերի հնարավորություն ենք տալիս կառավարել փաստաթուղթը:
Այն բանից հետո, երբ մենք բացեցինք մուտքը խմբագրման համար, մենք պետք է կարգավորենք այն: Դա անելու համար բացեք երկրորդ ներդիրը:
Պարամետրերը մուտքագրելուց հետո մենք հաստատում ենք մեր գործողությունները: Դա անելու համար ձախ սեղմեք «OK» կոճակին: Համօգտագործումը կարող է բաց լինել ցանկացած գրքի համար՝ ինչպես նոր, այնպես էլ գոյություն ունեցող: Առաջին դեպքում դուք պետք է անուն հորինեք նրա համար:
Դրանից հետո դուք պետք է պահեք ֆայլը ձեր համակարգչում:
Կարեւոր. Ձևաչափը պետք է լինի այնպիսին, որ ֆայլը կարողանա բացել յուրաքանչյուր օգտատեր աղյուսակների իր տարբերակով:
Դուք պետք է ֆայլը պահեք ցանցի համօգտագործման կամ պանակում, որը հասանելի է այն մասնակիցներին, ովքեր ցանկանում են օգտագործել ֆայլը: Գրացուցակը ընտրելուց հետո մենք պարզապես պետք է սեղմենք «Պահպանել» կոճակը:
Այնուամենայնիվ, չի թույլատրվում օգտագործել վեբ սերվեր՝ համօգտագործվող ֆայլը պահպանելու համար։
Վերը նկարագրված բոլոր գործողությունները կատարելուց հետո դուք պետք է ստուգեք, թե արդյոք հնարավոր է միացնել այլ մարդկանց: Դա անելու համար բացեք «Տվյալներ» ներդիրը և անմիջապես դրա տակ գտնեք «Միացումներ» կետը: Եթե սեղմեք դրա վրա, դուք կկարողանաք փոխել հղումները կամ հղումները: Եթե չկա համապատասխան կոճակ, ապա դրա հետ կապված ֆայլեր չկան:
Հաջորդը բացվում է «Կարգավիճակ» ներդիրը, որի օգնությամբ հնարավոր է ստուգել կապերը։ Այն, որ ամեն ինչ լավ է, կարելի է ճանաչել «OK» կոճակի առկայությամբ:
Excel-ը նաև թույլ է տալիս բացել ընդհանուր աշխատանքային գիրք: Դա անելու համար հարկավոր է սեղմել Office կոճակը: Երբ հայտնվի թռուցիկ վահանակը, մենք պետք է ընտրենք «Բացել» տարրը և ընտրենք այն գիրքը, որը կօգտագործվի համօգտագործման համար: Դրանից հետո կրկին սեղմեք Office կոճակը և բացեք «Excel Options» պատուհանը, որը կարելի է գտնել ներքևում:
Հայտնվող պատուհանի ձախ կողմում դուք կկարողանաք ընտրել պարամետրերի կատեգորիա, բայց մեզ հետաքրքրում է հենց առաջինը, որը պարունակում է ամենաընդհանուր պարամետրերը:
Հաջորդը, գնացեք «Անձնական կարգավորում» կետը, որտեղ դուք պետք է նշեք տվյալները, որոնք թույլ են տալիս զտել օգտվողներին՝ օգտանուն, մականուն:
Այս գործողությունները կատարելուց հետո հնարավոր է դառնում խմբագրել փաստաթղթում առկա տեղեկատվությունը կամ ավելացնել որոշ տվյալներ։ Մի մոռացեք պահպանել ձեր փոփոխությունները դրանք կատարելուց հետո:
Սա երբեմն կարող է խնդիրներ առաջացնել խնայելիս: Օրինակ, համօգտագործումը հասանելի է միայն առաջին բացման համար, և երբ դուք փորձում եք երկրորդ անգամ բացել փաստաթուղթը, ծրագիրը սխալ է թույլ տալիս: Դա կարող է տեղի ունենալ հետևյալ պատճառներով.
- Եթե մի քանի մասնակիցներ միանգամից մուտքագրեն տվյալներ նույն խցում: Կամ ցանկացած այլ մաս:
- Փոփոխությունների գրանցամատյանի ստեղծում, որը հանգեցնում է աշխատանքային գրքույկի չափի մեծացման: Սա հանգեցնում է խնդիրների:
- Օգտատերը հեռացվել է համօգտագործումից: Այս դեպքում փոփոխությունները պահպանելը չի աշխատի միայն նրա համակարգչում։
- Ցանցի ռեսուրսը ծանրաբեռնված է:
Խնդիրը շտկելու համար դուք պետք է կատարեք հետևյալ քայլերը.
- Ջնջել փոփոխությունների մատյանը կամ ջնջել ավելորդ տեղեկությունները դրանից:
- Հեռացրեք ավելորդ տեղեկատվությունը հենց փաստաթղթում:
- Վերագործարկեք համօգտագործումը:
- Բացեք Excel փաստաթուղթը մեկ այլ գրասենյակային խմբագրիչում, այնուհետև կրկին պահեք այն xls ձևաչափով:
Ճիշտ է, վերջին տարբերակներում այս սխալը տեղի չի ունենում այնքան հաճախ, որքան հին տարբերակներում:
Ինչպես դիտել անդամների գործունեությունը
Համատեղ աշխատանքի ընթացքում պետք է անընդհատ վերահսկել, որպեսզի մասնակիցներից մեկը ինչ-որ բան չփչացնի։ Հետեւաբար, դուք պետք է սովորեք հասկանալ, թե ինչ գործողություններ է կատարվել նրանցից մեկի կողմից: Դա անելու համար դուք պետք է կատարեք հետևյալ քայլերը.
- Գնացեք «Վերանայեք» ներդիրը և այնտեղ գտնեք «Ուղղումներ» կետը: Մենյուում ընտրեք «Ընտրեք ուղղումներ» կետը:
6 - Հաջորդը, կհայտնվի պատուհան, որտեղ դուք կարող եք պարզել, թե ինչ փոփոխություններ են կատարվել օգտվողների կողմից: Այս ցուցակը ստեղծվում է ավտոմատ կերպով: Դուք կարող եք ստուգել, որ դա իսկապես այդպես է, նայելով այս երկխոսության տուփի համապատասխան կետի կողքին գտնվող վանդակը:
7 Այս դեպքում վերին ձախ անկյունում գտնվող ցանկում կցուցադրվեն միայն այն փոփոխությունները, որոնք կատարվել են վերջին պահումից հետո: Սա արվում է հարմարության համար, դուք միշտ կարող եք տեսնել ավելի վաղ խմբագրումները ամսագրում:
- Յուրաքանչյուր մասնակցի հատկացվում է որոշակի գույն, որով կարող եք հասկանալ, թե ով է կատարել փոփոխությունները: Պիտակները վերին ձախ անկյունում են: Կարող եք նաև կարգավորել փոփոխություններին հետևել ըստ ժամանակի, կոնկրետ օգտագործողի կամ որոշակի տիրույթի, ինչպես նաև անջատել դրանց ցուցադրումը:
8 - Երբ սավառնում եք նման նշան ունեցող բջիջի վրա, հայտնվում է մի փոքրիկ բլոկ, որտեղից կարող եք հասկանալ, թե ով է կատարել փոփոխությունները:
9 - Ուղղումներ ցուցադրելու կանոններում ճշգրտումներ կատարելու համար հարկավոր է վերադառնալ կարգավորումների պատուհան, այնուհետև գտնել «Ըստ ժամանակի» դաշտը, որտեղ կարող եք սահմանել փոփոխությունները դիտելու մեկնարկային կետ: Այսինքն՝ այն ժամանակը, որից հետո կցուցադրվեն ուղղումները։ Դուք կարող եք սահմանել վերջին պահից սկսած ժամանակահատվածը, սահմանել այնպես, որ բոլոր փոփոխությունները ցուցադրվեն բոլոր ժամանակներում, բացառապես չդիտված, կամ նշեք այն ամսաթիվը, երբ դրանք կցուցադրվեն:
10 - Կարող եք նաև վերահսկել միայն կոնկրետ անդամի կողմից կատարված ուղղումների ցուցադրումը:
11 - Օգտագործելով համապատասխան դաշտը, դուք կարող եք սահմանել այն թերթիկի տիրույթը, որտեղ կգրանցվեն հրամանի գործողությունները:
Կարող եք նաև այլ փոփոխություններ կատարել՝ ճիշտ տեղերում նշելով համապատասխան վանդակները:
Փոփոխությունների ցանկը մեռած քաշ չէ: Հիմնական օգտվողը կարող է վերանայել այլ մասնակիցների խմբագրումները՝ հաստատելով կամ մերժելով դրանք: Ինչպե՞ս դա անել:
- Գնացեք «Կարծիք» ներդիր: Կա «Fixes» մենյու, որտեղ օգտագործողը կարող է կառավարել ուղղումները: Բացվող վահանակում դուք պետք է ընտրեք «Ընդունել / մերժել ուղղումները» տարբերակը, որից հետո կցուցադրվի պատուհան, որում կցուցադրվեն ուղղումները:
13 14 - Խմբագրումների ընտրությունը կարող է իրականացվել նախկինում նկարագրված նույն չափանիշների համաձայն՝ ըստ ժամանակի, կոնկրետ օգտագործողի կամ որոշակի տիրույթի: Պահանջվող պարամետրերը սահմանելուց հետո սեղմեք OK կոճակը:
- Հաջորդը, բոլոր կարգավորումները, որոնք համապատասխանում են նախորդ քայլում սահմանված պայմաններին, կցուցադրվեն: Դուք կարող եք համաձայնել որոշակի խմբագրմանը կամ մերժել այն՝ սեղմելով պատուհանի ներքևի համապատասխան կոճակը: Հնարավոր է նաև խմբաքանակ ընդունել կամ մերժել ճշգրտումները:
15
Այժմ անհրաժեշտ ճշգրտումները մնացել են, իսկ ավելորդները հանվել են։
Ինչպես հեռացնել օգտվողին excel ֆայլից
Ժամանակ առ ժամանակ անհրաժեշտ է դառնում օգտատերերին հեռացնել համահեղինակությունից։ Պատճառները կարող են լինել հսկայական՝ նրանց տրվել է այլ առաջադրանք, մասնակիցը սկսել է խմբագրումներ կատարել այլ համակարգչից և այլն։ Excel-ում այս առաջադրանքն իրականացնելն ամենևին էլ դժվար չէ։
Նախ, բացեք «Կարծիք» ներդիրը: Կա «Փոփոխություններ» խումբ, որտեղ կա «Մուտք դեպի գրքի» տարբերակը:
Դրանից հետո էկրանին կհայտնվի նույն պատուհանը, որը մենք տեսանք ավելի վաղ: Բոլոր այն մարդկանց ցանկը, ովքեր կարող են փոփոխություններ կատարել աղյուսակում, կարելի է գտնել «Խմբագրել» ներդիրում: Օգտատիրոջը հեռացնելու համար, որն այս պահին մեզ պետք չէ, անհրաժեշտ է գտնել այն այս ցանկում, ընտրել այն՝ սեղմելով մկնիկի ձախ կոճակը և սեղմել «Ջնջել» կոճակը, որը գտնվում է ներքևում:
Հաջորդը, Excel-ը կզգուշացնի օգտվողին, որ այս մասնակցի կողմից կատարված ուղղումները կարող են չպահպանվել, եթե նա ներկայումս փոփոխություններ է կատարում աշխատանքային գրքում: Եթե համաձայն եք, ապա սեղմեք «OK», և օգտվողն այլևս չի կիսվի:
Համօգտագործվող մատյանների օգտագործումը սահմանափակելու լավագույն միջոցը օգտատիրոջը հեռացնելն է: Եթե դա հարմար չէ, կարող եք սահմանել գիրքը դիտելու կամ խմբագրելու իրավունքը կոնկրետ մասնակցի կողմից:
Այսպես ասվեց, կարևոր է հիշել, որ որոշ սահմանափակումներ են ներկառուցված համօգտագործման մեջ լռելյայնորեն: Դրանք վերը նկարագրված են: Հիշենք դրանք, քանի որ կրկնությունը սովորելու մայրն է։
- Արգելվում է ստեղծել խելացի աղյուսակներ, որոնք ավտոմատ կերպով թարմացնում են տվյալները և ունեն բազմաթիվ այլ հնարավորություններ։
- Դուք չեք կարող կառավարել սցենարները:
- Ներկառուցված սահմանափակում կա թերթերի ջնջման, բջիջների միացման կամ անջատման համար:
- Կատարեք բոլոր գործողությունները XML տվյալների վրա: Պարզ խոսքերով, կան սահմանափակումներ մեծ քանակությամբ տվյալների կառուցվածքի, ներառյալ դրանց զանգվածների խմբագրման համար: XML-ը սկսնակների համար առավել անհասկանալի ֆայլերի տեսակներից մեկն է, բայց դա իսկապես բավականին պարզ է: Այս տեսակի ֆայլի միջոցով դուք կարող եք տվյալներ փոխանցել փաստաթղթում խմբաքանակային փոփոխություններ կատարելով:
Պարզ ասած, համահեղինակությունը թույլ է տալիս ստանդարտ գործողություններ կատարել փաստաթղթի վրա, սակայն ավելի պրոֆեսիոնալ տարբերակները հասանելի են միայն մեկ անձի համար: Դա պայմանավորված է նրանով, որ նույն մակրոները կամ XML խմբաքանակի փոփոխությունները որոշ չափով ավելի դժվար է հետ գլորվել:
Համօգտագործումն անջատելը և այն նորից միացնելը ևս մեկ միջոց է՝ սահմանափակելու այն, ինչ կարող են անել Excel-ի օգտատերերը: Դուք կարող եք ինքներդ կատարել անհրաժեշտ փոփոխությունները՝ դրանով իսկ ժամանակավորապես զրկելով այլ մարդկանց ինչ-որ բան խմբագրելու հնարավորությունից։
Դա անելու համար դուք պետք է հետևեք այս քայլերին.
- Բացեք «Վերանայել» ներդիրը, անցեք «Ուղղումներ» կետը և բացվող ընտրացանկից ընտրեք «Կարևորեք վերանայումները» կետը:
- Դրանից հետո հայտնվում է պատուհան, որտեղ դուք պետք է հանեք «Օգտատեր» և «Տեսակայքում» կետերի կողքին գտնվող վանդակները:
- Դրանից հետո հայտնվում է փոփոխության մատյան, որն անհրաժեշտ է տվյալների կրկնօրինակման համար։
Դրանից հետո կարող եք անջատել համօգտագործումը։ Դա անելու համար ժապավենի վրա գտնվող նույն ներդիրում ընտրեք «Մուտք դեպի գիրք» կետը և հանեք «Թույլատրել բազմաթիվ օգտվողներին փոփոխել ֆայլը»:
Վերջ, այժմ համօգտագործումն անջատված է:
Այսպիսով, Excel-ում համահեղինակություն ստեղծելը բավականին հեշտ է: Իհարկե, կան որոշ սահմանափակումներ, որոնք թույլ չեն տալիս ամբողջությամբ օգտագործել փաստաթուղթը: Բայց դրանք լուծվում են բավականին պարզ, բավական է մի որոշ ժամանակ անջատել sharing-ը, այնուհետև միացնել այն, երբ կատարվեն անհրաժեշտ փոփոխությունները։